TÜM ÜST DÜZEY YÖNETİCİLER DERNEĞİ
ÜYE/ÜYE ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
AYDINLATMA METNİ
1. Amaç ve Veri Sorumlusunun Kimliği
İşbu “Üye/Üye Adayı Aydınlatma Metni” 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’nun 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, aşağıda kimliğine yer verilen veri sorumlusu Tüm Üst Düzey Yöneticiler Derneği (“CEO Platformu”) tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verileriniz, Yenibosna Merkez Mah. Kavak Sok. No:11 Bussines Port Ofis No: 47 Bahçelievler/İstanbul adresinde mukim, CEO Platformu tarafından veri sorumlusu sıfatıyla Kanun uyarınca, aşağıda sıralanan amaçlar çerçevesinde ve bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza ulaştığı şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini koruyarak aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili sair düzenlemelerde yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, gerçek kişi üyelerinin üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi, derneğin işleyişine ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi, derneğin amacı doğrultusunda sunulacak hizmetlerden ilgili kişilerin faydalanması için gerekli çalışmaların sorumlu iş birimleri tarafından organize edilmesi ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, gerçekleştirilen faaliyetlerin kalitesini arttırmak ve yeni hizmetler geliştirebilmek için analiz ve denetim yapılabilmesi ile gerekli olması halinde kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi amaçları ile sınırı olarak CEO Platformu tarafından işlenebilecektir.
Dernek merkezini ziyaretlerde CEO Platformu’na ait wi-fi ağının kullanımı neticesinde 5651 sayılı Kanun kapsamında yer sağlayıcı konumunda olan CEO Platformu’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi amacıyla wi-fi kullanıcılarına ait trafik bilgileri de ayrıca işlenecektir.
Ayrıca, Dernek faaliyetleri kapsamında organize edilen yemek, toplantı gibi etkinlikler kapsamında üye veya üye olmak üzere Dernek faaliyetlerine fiziki olarak veya elektronik ortamda katılım gösteren gerçek kişilerin ses ve görüntü verileri işlenebilecek, etkinlik fotoğraf ve video çekimi yapılabilecek, online yapılan görüşmelerde toplantılar kayıt altına alınabilecektir. Bununla birlikte, Dernek içi faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek nezdinde kurulan komite ve komisyonlardaki görevlerin yerine getirilmesi kapsamında kurulan Whatsapp veya mail grupları üzerinde bilgi paylaşımı yapılabilecek ve bu kapsamda da kişisel veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilebilecektir. Etkinlik ve organizasyonlarda çekilen fotoğraf ve video kayıtları ayrıca Dernek sosyal medya platformlarında paylaşılabilecektir.
İşbu Aydınlatma Metni kapsamında işlenen kişisel veriler ve işleme amaçları ile kişisel veri kategorileri aşağıdaki tabloda detaylı şekilde açıklamıştır.
Kişisel Veri Kategorisi | Kimlik Bilgisi Ad soyad, T.C. kimlik numarası, anne adı, baba adı, unvan, cinsiyet, uyruk, doğum tarihi, sosyal medya kullanıcı adı bilgisi. |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | Dijital veya fiziki ortamda üyelik formunun doldurulması suretiyle elde edilmektedir. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | 5253 Sayılı Dernekler Kanunu ve İlgili Sair Düzenlemelerde Yer Alan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Üyelik Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi, Üyelik İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Dernek Faaliyetlerine İlişkin Duyuru ve Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Şikayet ve Taleplerin Cevaplanması, Toplantı Çağrı Bildirimlerinin Gerçekleştirilmesi, Toplantıların Düzenlenmesi ve Kayıt Altına Alınması, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Etkinlik ve Organizasyon Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sosyal Medya Hesaplarının Yönetimi, Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi, Hukuki İşlerin Takibi, İletişim Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi. |
Kişisel Veri Kategorisi | İletişim Bilgisi Telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi. |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | Dijital veya fiziki ortamda üyelik formunun doldurulması suretiyle elde edilmektedir. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | 5253 Sayılı Dernekler Kanunu ve İlgili Sair Düzenlemelerde Yer Alan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Üyelik Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi, Üyelik İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Dernek Faaliyetlerine İlişkin Duyuru ve Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Şikayet ve Taleplerin Cevaplanması, Toplantı Çağrı Bildirimlerinin Gerçekleştirilmesi, Toplantıların Düzenlenmesi ve Kayıt Altına Alınması, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Etkinlik ve Organizasyon Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Hukuki İşlerin Takibi, İletişim Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi. |
Kişisel Veri Kategorisi | Görsel ve İşitsel Kayıtlar Fotoğraf, kapalı devre güvenlik kamerası kayıtları, video ve ses kaydı. |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | 1. Dijital veya fiziki ortamda üyelik formunun doldurulması suretiyle elde edilmektedir. 2. Dernek merkezini ziyaretlerinizde kapalı devre güvenlik kamerası ile kaydedilmek suretiyle gerçekleştirilmektedir. 3. Dernek toplantı, etkinlik ve organizasyon faaliyetleri kapsamında video ve ses kaydının alınması suretiyle elde edilecektir. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | 5253 Sayılı Dernekler Kanunu ve İlgili Sair Düzenlemelerde Yer Alan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Denetim ve Etik Faaliyetlerin Yürütülmesi, Üyelik Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi, Üyelik Kayıt İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Toplantı, Etkinlik ve Organizasyon Faaliyetlerinin Kayıt Altına Alınması, Sosyal Medya Hesaplarının Yönetimi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi. |
Kişisel Veri Kategorisi | Finans Verisi IBAN numarası, hesap bilgisi, kart bilgisi. |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | Üyelik aidatının ödenmesi suretiyle güvenli ödeme altyapı sistemleri aracılığıyla elde edilmektedir. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | 5253 Sayılı Dernekler Kanunu ve İlgili Sair Düzenlemelerde Yer Alan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Üyelik İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Üyelik Aidatı Ödeme İş ve İşlemlerinin Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Hukuki Süreçlerin Takibi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi. |
Kişisel Veri Kategorisi | Mesleki Deneyim Bilgisi Meslek bilgisi, öğrenim durumu, özgeçmiş. |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | Dijital veya fiziki ortamda üyelik formunun doldurulması suretiyle elde edilmektedir. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | Üyelik Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi, Üyelik İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi, Sosyal Medya Hesaplarının Yönetimi, Derneğin İşleyişine İlişkin Faaliyetlerin Yürütülmesi, Derneğin Amacı Doğrultusunda Sunulacak Hizmetlerden İlgili Kişilerin Faydalanması İçin Gerekli Çalışmaların Sorumlu İş Birimleri Tarafından Organize Edilmesi ve İlgili İş Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi. |
Kişisel Veri Kategorisi | İşlem Güvenliği İnternet erişim kayıt logları (dernek merkezi ağı üzerinden internete erişen üyeler için), IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, sistem ve uygulama kullanıcı hesap bilgileri (ziyaretçilerin kullanıcı adları, e-mail hesapları, son login tarihleri, IP bilgileri vb.) |
Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği | 1. Üyelik kayıtları veya wi-fi erişimi için sağlanan bağlantı vasıtasıyla toplanmaktadır. |
Kişisel Verinin İşlenme Amacı | Denetim ve Güvenliğin Sağlanması, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi, Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi, Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi. |
Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, CEO Platformu faaliyetleri kapsamında ilgili mevzuat hükümlerinde düzenlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi, üyelik kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve dernek etkinlik, organizasyon, toplantı faaliyetlerinin düzenlenmesi amaçlarıyla ve ilgili mevzuatlardaki hükümler ve 6698 sayılı Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde, CEO Platformu tarafından işbu “Aydınlatma Metni”nin 2. maddesinde belirtilen amaçlar kapsamında yönetim ve genel kurulumuza, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu ve özel kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir.
4. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayalı olarak ayrıca belirli süreçlerde açık rızanız dahilinde elektronik ortamda sunulan üyelik formu, e-posta, mobil uygulama, internet sitesi, açık internet kaynakları, sosyal medya, telefon, SMS ve çağrı merkezi kanallarıyla elektronik ortamda ve elden teslim veya posta kanallarıyla fiziki ortamda toplanabilecektir.
Kişisel verilerinizin, KVK Kanunu m. 7/1’e göre işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zamanaşımı/saklama süreleri dolduğunda, Kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
5. Kişisel Veri Sahibi Olarak Sahip Olduğunuz Haklar ve Bu Hakların Kullanılması
Kanun’un 11. maddesi uyarınca, 28.maddesinde düzenlenmiş istisnalar saklı kalmak kaydıyla veri sahipleri olarak aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan asgari şartları içerir dilekçenizi Yenibosna Merkez Mah. Kavak Sok. No:11 Bussines Port Ofis No: 47 Bahçelievler/İstanbul adresine ıslak imzalı olarak elden teslim edebilir veya noter kanalı ile gönderebilir CEO Platformu sistemlerinde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine gönderebilirsiniz.
Dernek faaliyetleri için kurulmuş olan whatsapp veya mail gruplarında yer alan kişisel veriler yalnızca Dernek tüzel kişiliği tarafından işlenebilecek olup, üyeler arasında yapılan paylaşımlar veya üyelerin bu mecralardan kişisel verileri temin ederek işlemesi halinde Derneğin herhangi bir sorumluluğu doğmayacaktır.
